Errori in fattura come correggere

Come tutti i professionisti sanno al momento di una prestazione di servizio o alla cessione di un bene può capitare che venga redatta una fattura sbagliata che non riporti in maniera corretta o completa tutte le voci e le informazioni del documento. Sono queste le classiche situazioni in cui occorre al più presto porre rimedio onde evitare di incorrere in sanzioni a livello legislativo e sborsare anche cospicue somme di denaro a causa di una fatturazione errata.
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Nel caso in cui la fattura non sia stata ancora inviata al cliente, gli eventuali errori possono essere coretti senza problemi, ma se la fattura è stata già inviata al cliente bisogna cercare prima di tutto di capire quale sia l’errore e intervenire prontamente.
Se l’errore è relativo all’importo e di conseguenza al valore iva, bisogna emettere un'altra fattura chiamata nota di variazione che può essere variazione in aumento o in diminuzione. Nel primo caso si emette una seconda fattura che va ad integrare quella precedentemente emessa riportante il valore errato inferiore. Nel secondo caso invece si emette una nota di credito dove si storna l’importo in accesso e di conseguenza il valore iva in più.
Quando l’errore è invece da individuarsi non negli importi iva e nei valori, ma nell’intestazione oppure in altre informazioni della fattura, bisognerà comunicare prontamente al cliente il problema e rinviare la fattura corretta esplicitando la motivazione dell’invio della nuova fattura. Se però la fattura è stata già registrata dal cliente, lo stesso dovrà provvedere ad uno storno dell’intera fattura e richiederne una nuova corretta.
Ora che abbiamo chiarito quali possano essere gli errori più comuni che possono accadere in fase di fatturazione è bene dare anche alcuni informazioni sulle sanzioni nelle quali si può incorrere. Nel caso di valori sbaglia di iva e prezzo la sanzione parta da una base di circa 500€ a cui si deve aggiungere una maggiorazione che può variare dal 100 al 200 per cento del valore errato dell’iva. Qualora invece l’errore sia differente da valori iva e di prezzo, la sanzione può variare da 258 euro a 2.065 euro.

AUTORIZZAZIONE DELLE FATTURE.

Autorizzare le fatture può richiedere molto tempo e può risultare un compito costoso per il reparto acconti esigibili. Le fatture che vengono ricevute senza un ordine di acquisto associato devono ricevere un’approvazione manuale del pagamento. Un sistema manuale vede generalmente il reparto acconti esigibili (AP) spedire per роѕta la fattura all’individuo che deve approvarla (con la posta interna o еstеrna), che autorizza manualmente la fattura annotando l’originale e restituendola al reparto acconti esigibili.

Il processo di autorizzazione è un’area dove è possibile fare enormi miglioramenti della рrоduttività sfruttando le tecnologie di automazione come la Soluzione di Gestione delle Fatture (IMS).

Anziché mandare copie di ogni fattura a coloro che devono аutоrizzarle e controllare manualmente le date dei pagamenti, IMS аutоmаtizza l’intero рrосеѕѕo. Le regole della ditta sono incorporate nel ѕiѕtеma così che ogni fattura possa essere inoltrata ai corretti destinatari. La tecnologia del web permette a chi autоrizza di leggere la fattura e di соmрlеtarе l’аutоrizzаziоne a prescindere dalla loro posizione. Questo ѕiѕtеma comprende un controllo e un curriculum di un flusso del lavoro, nonché una procedura intеgrаta che le fatture sono state autorizzate e pagate in tempo. Ciò avrà un impatto positivo sulle relazioni del fornitore e garantirà che il reparto riceva ogni volta i suoi sconti.

Altri benefici dell’automatizzazione del processo di autorizzazione includono:

  1. Miglioramento della velocità del processo di аррrоvаzione delle fatture
  2. Miglioramento degli accordi
  3. Riduzione dei costi di аutоrizzаziоne
  4. Processo di autоrizzаziоne senza carta
  5. Rimozione della distribuzione mаnuale delle fatture
  6. Maggiore соntrоllo sui procedimenti chiave della ditta
  7. Miglioramento dei rapporti del fornitore

Alcune Soluzioni dei Procedimenti delle Fatture соntengono un modulo che autorizza le fattura, che può automatizzare il processo di аррrоvаzione delle fatture secondo le seguenti procedure:

  1. Fornire strutture per AP così selezionare facilmente l’utente corretto per autorizzare la fattura
  2. Offrire un’interfaccia basata sul web per permettere agli utilizzatori finali di аutоrizzare le fatture online
  3. Fornire l’abilità per gli utilizzatori finali di leggere la fattura e i dettagli оnlinе
  4. Fornire strutture per chi autorizza le fatture, dove sia possibile rifiutare, trattenere o inoltrare le fatture
  5. Inviare automaticamente la fattura attraverso una ѕеriе di individui gerarchici che si occupano di autorizzare le fatture
  6. Fornire un incremento automatizzato bаѕato su specifiche regole commerciali
  7. Spedire automaticamente la fattura autorizzata (intestazione, piè di pagina e informazioni non formattate) al sistema finanziario

Le avventure nel tempo dei sconti

Tutti sappiamo che al inizio di gennaio ci sono i sconti. Anche se oggi si possono trovare articoli in saldi anche quando non c’e’ il periodo dei sconti. L’ultima volta, che ho fatto un’acquisto nel tempo dei sconti mi sono comprata dei stivali – avevano un prezzo gentilissimo e poiche ho tanti problemi nel trovate delle scarpe per me, me gli sono comprata. Felicissima che ho trovato i stivali che gli cercavo da anni sono andata a casa. Il giorno dopo ho cominciato a indossare gli stivali. Ma che shock – una settimana dopo, gli stivali si sono rotti – la suola si e’ staccata e sono finita a cadere.

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Ritornata a casa mi sono decisa di fare una visita con i stivali rotti nel negozio dove gli ho trovati. La comessa nel negozio era gentilissima e ci siamo gia accordate di fare il cambiamento con un nuovo paio, ma abbiamo scoperto – beh, io ho scoperto, con non ho la fattura d’acquisto con me. Anche se la comessa era gentilissima non abbiamo potuto fare niente, poiche non avevo la fattura con me. Ho corso a casa per trovare la fattura, ma non l’ho trovata. Ho cercato tra la posta, tra le carte, persino nel cestino del’immondizia, ma la fattura e’ scomparsa. Delusa sono ritornata nel negozio a prendere i miei stivali, e sono ritornata a casa. Il giorno dopo ho portato i stivali dal calzolazio, che me gli ha riparati. Ancosa sotto l’influenza di quello che mi e successo il giorno scorso, ho salvato la fattura del calzolaio anche nell mio laptop, ritornata a casa.

Cos’e l’ISDOC?

I Ceci hanno sviluppato un sistema di fatturazione proprio, che lo chiamano l‘ISDOC. L’ISDOC è un formato di fatturazione elettronica nella Repubblica Ceca, che permette lo scambio di fatture e altri documenti senza carta. La loro trasformazione rapida e portabilità è diffusa tra le società, le autorità pubbliche amministrazioni e privati. Il formato è stato definito da un gruppo di lavoro per gli standard elettronici di scambio di dati ‘e ICT dell’Unione (ex SPIS). La dichiarazione sull’approccio comune e l’area della fatturazione elettronica nella Repubblica Ceca sono state firmate il 16 ottobre, 2008. La dichiarazione d’impegno rappresenta singoli produttori di sistemi economici. L’ERP è un sistema per la costruzione di un formato comune di fatturazione elettronica e per la loro attuazione nei loro pacchetti commerciali proprie e la prospettiva di un anno. La dichiarazione è stata firmata da 14 aziende importanti sul mercato ceco con rappresentanti dello stato, vale a dire il ministro delle finanze Mr. Miroslav Kalousek e il deputato del ministro degli interni Mr. Zdeněk Zajíček. Entro la fine del 2010, altri 23 software “fatti in casa” si unirono. L’ISDOC è diventato il formato più utilizzato di fatturazione elettronica nella Repubblica Ceca, e il segmento delle PMI. Il formato ISDOC è parte integrante della grande maggioranza dei sistemi economici ed ERP di oggi, che è venduto sul mercato ceco. Il sistema di fatturazione ISDOC è sviluppato cosi bene, che sono in corso già le consultazioni su come implementare questa tecnologia anche nella Repubblica Slovacca.

Registro dei corrispettivi per la fatturazione

Non tutte le categorie di contribuenti sono tenuti ad emettere la fattura, nello specifico le categorie che non hanno questo obbligo sono i commercianti al minuto per le attività svolte in negozi, bar, ristoranti, pizzerie e molte altre tipologie di attività. Queste tipologie di contribuenti utilizzano altre modalità per assolvere ai doveri fiscali per la fatturazione, sono tenuti, infatti, per obbligo di legge ad annotare le operazioni giornaliere su dei registri, chiamati registri dei corrispettivi.

Il registro dei corrispettivi sostituisce in tutto il registro delle fatture anche se è possibile utilizzarli entrambi, dipende sempre dal tipo di attività che si svolge o dalle richieste dei clienti. Nel caso dei ristoranti infatti può avvenire spesso che venga richiesta la fattura da alcuni professionisti che a loro volta hanno necessità di rendicontare alcune tipologie di spese ammissibili.

Ma come si complita un registro dei corrispettivi, molto semplice, occorre riportare giornalmente i corrispettivi compresi di imposta. Nello specifico, bisogna riportare sul registro i corrispettivi giornalieri compresi delle aliquote rispettive secondo il settore commerciale, iva al 22, al 10 o al 4 per cento, gli importi, data e altre informazioni richieste per particolari casi e regimi fiscali.

Il registro dei corrispettivi, utilizzato al posto delle fatture può essere esente dall’imposta di bollo, questo registro può essere quindi compilato su fogli di carta normali oppure tramite appostivi software per pc, l’unico obbligo che spetta al contribuente e quello di inserire un numero progressivo su ciascuna pagina del registro oltre all’anno fiscale di riferimento. Il registro va conservato in maniera corretta, secondo le abitudini di una corretta contabilità, senza eventuali zone bianche, abrasioni della pagina o cancellature e errori. Tutte le informazioni riportati dovranno essere consultabili in maniera facile e corretta.

Che cosa è una fattura e caratteristiche

La fattura è un documento fiscale che viene emessa qualora vi fosse la cessione di un bene o un servizio. La fattura è obbligatoria e l’azione di emissione della stessa prende il nome di fatturazione.
Al momento della compilazione della fattura sono presenti dei campi da compilare obbligatoriamente per rendere il documento fiscale completo e valido. Di solito la prima cosa da inserire è l’intestazione della fattura che riporta i dati dell’azienda o del professionista che emetta la stessa. Nell’intestazione è presente la ragione sociale, l’indirizzo della sede operativa, la partita iva e il codice fiscale.
A seguire vengono inseriti i dati dell’intestatario, cioè di chi acquista il bene o il servizio: nome, cognome (ragione fiscale quando necessario), indirizzo, partita iva, codice fiscale. A seguire deve essere compilata la data di emissione della fattura e il numero crescente di emissione dall’inizio dell’anno fiscale.
Nella parte centrale vengono registrati i servizi o beni ceduti/venduti con numero articolo, quantità, prezzo unitario escluso iva, iva da applicare e alla fine viene inserito il totale comprensivo di iva.
Nella parte finale inoltre, vengono solitamente inserite le coordinate bancarie per il pagamento, la descrizione e specifiche istruzioni, dove richiesto, per l’archiviazione.
Quando viene emessa la fattura, ne occorrono diverse copie, una che rimane a chi la emette e l’altra che viene data al ricevente. La fattura essendo un documento fiscale, oltre a presentare un numero crescente rispetto all’inizio dell’anno fiscale, deve essere conservata in sede aziendale oppure presso gli uffici di chi si occupa della contabilità aziendale. Occorre quindi registrare ogni fattura per il calcolo delle tasse e del fatturato. Recentemente si è fatto un grande passo avanti relativo alla fatturazione digitale attraverso sistemi informatici che snellisce di molto la classificazione e i calcoli iva e IRPEF.